Datenschutzerklärung
1. Präambel
Der Schutz personenbezogener Daten hat für uns höchste Priorität. Wir verarbeiten Ihre Daten ausschließlich im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Vorschriften. Als Unternehmen im Bereich der Immobilienverwaltung sind wir uns der Sensibilität der uns anvertrauten Informationen bewusst und legen großen Wert auf Vertraulichkeit sowie den sorgfältigen Umgang mit personenbezogenen Daten.
Verantwortliche
Frühwald Immobilien GmbH, Grenzgasse 11, 3100 St.Pölten
Mag. Daniela Karner, MSc
E-Mail: immobilien@fruehwald.com
Tel: 02742/ 312200
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, da dies gemäß den gesetzlichen Vorgaben nicht erforderlich ist.
2. Zwecke der Datenverarbeitung und Rechtsgrundlagen
Im Rahmen unserer Dienstleistungen verarbeiten wir personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:
Immobilienverwaltung – Verwaltung von Objekten für Eigentümer, beispielsweise im Rahmen des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG).
Immobilienvermittlung – Vermittlung von Immobilien und damit zusammenhängende Leistungen.
Auftragsvergabe und Lieferantenmanagement – Abwicklung von Einkäufen und Zusammenarbeit mit Dienstleistern.
Kommunikation – Austausch von Informationen per E-Mail, Post, Telefon, Fax oder über Kundenportale.
Website-Betrieb – Bereitstellung von Informationen für Kunden und Interessenten sowie Darstellung unseres Leistungsspektrums.
Website-Analyse & Cookies – Verbesserung unseres Webauftritts und Sicherstellung der IT-Sicherheit.
Die Verarbeitung erfolgt je nach Sachverhalt auf Grundlage eines Vertragsverhältnisses, gesetzlicher Verpflichtungen, berechtigter Interessen oder einer ausdrücklichen Einwilligung.
3. Weitergabe von Daten
Ihre Daten werden nur an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Vertragserfüllung oder aufgrund gesetzlicher Bestimmungen notwendig ist. Zu den Empfängern können unter anderem folgende Parteien zählen:
Eigentümer, Mieter, Verwaltungsbehörden, Finanzbehörden
Professionisten, Dienstleister, Steuerberater, Rechtsanwälte, Sachverständige, beauftragte Makler
Versicherungen, Finanzierungsunternehmen, Grundbuchsstellen, Gerichte, Schlichtungsstellen, Förderungsabwicklungsstellen
IT-Dienstleister zur technischen Unterstützung,
Eine Übermittlung in Drittstaaten erfolgt nur, wenn dies erforderlich ist und geeignete Schutzmaßnahmen bestehen, beispielsweise Standarddatenschutzklauseln oder ein Angemessenheitsbeschluss.
4. Zweck der Datenverarbeitung, Speicherdauer & Bereitstellungspflicht
4.1 Immobilienverwaltung
Herkunft der Daten
Wir erhalten Daten von:
Liegenschaftseigentümern
Der bisherigen Hausverwaltung
Dritten (z. B. Maklern)
Ihnen direkt als Mieter oder Nutzer
Sollten wir die Daten nicht von Ihnen erhalten, wird Ihnen beim Vertragsabschluss oder danach eine gesonderte Information zur Datenverarbeitung übermittelt. Falls Sie uns Ihre Daten direkt übermitteln, können Sie alle relevanten Informationen auf unserer Website abrufen oder von uns anfordern.
Verarbeitungszwecke
Wir verarbeiten Daten für folgende Tätigkeiten:
Kontoeröffnungen
Sanierungen und Instandhaltungen
Bearbeitung von Versicherungs- und Gewährleistungsfällen
Vergabe von Aufträgen
Erstellung von Mietverträgen
Objektvermarktung
Übergabe- und Rücknahmeprotokolle
Ummeldung von Strom & Gas
Kautionsabrechnungen
Organisation von Eigentümerversammlungen
Erstellung von Betriebs- & Jahresabrechnungen
Erfassung und Verwaltung von Kundendaten
Versand von Vorschreibungen
Erstellung & Abwicklung von Verwaltungsverträgen
Beauftragung von Rechtsanwälten und außergerichtliche Verfahren
Ratenvereinbarungen, Verwaltungsübernahmen & -abgaben
Speicherdauer
Dauer der Vertragslaufzeit
Bis zu 7 Jahre nach Vertragsende (steuerliche und unternehmensrechtliche Pflichten)
Bis zu 30 Jahre bei Gewährleistungs- & Schadenersatzansprüchen (Daten werden dann in einem geschützten Archiv verwaltet)
4.2 Immobilienvermittlung
Herkunft der Daten
Wir erhalten Ihre Daten als:
Interessent oder Kunde
Abgeber einer Immobilie
Die Daten werden übermittelt, wenn Sie:
Sich auf ein Inserat oder über ein Portal melden
Mit uns einen Vermittlungs- oder Suchauftrag abschließen
Erfasste Daten
Anrede, Vorname, Nachname
Geburtsdatum
Anschrift
E-Mail, Telefonnummer
Firmenbuchnummer (bei Unternehmen)
Speicherdauer
Dauer der Geschäftsbeziehung
Bis zu 7 Jahre nach Vertragsende
Falls kein Vertrag zustande kommt: max. 3 Jahre
Bis zu 30 Jahre bei Gewährleistungs- & Schadenersatzansprüchen
Hinweis zur Datenbereitstellung
Die Angabe der Daten ist freiwillig – ohne sie ist eine Leistungserbringung jedoch nicht möglich.
4.3 Lieferanten & Auftragsvergabe
Herkunft der Daten
Direkt von Ihnen als Lieferant oder Auftragnehmer
Speicherdauer
Dauer der Geschäftsbeziehung
Bis zu 7 Jahre nach Ende des Geschäftsjahres, in dem der Auftrag abgeschlossen wurde
Bis zu 30 Jahre bei Leistungen für unbewegliche Sachen
4.4 Kommunikation (E-Mail, Post, Telefon, Fax, Kundenportale)
Kommunikationswege
E-Mail
Post
Telefon
Fax
Kundenportale
Speicherdauer
Allgemeine Anfragen: 3 Jahre
Vertragsbezogene Anfragen: Bis zu 7 Jahre nach Vertragsende
Bei Gewährleistungs- & Schadenersatzansprüchen: Bis zu 30 Jahre
4.5 Betrieb der Website
Zweck der Website
Bereitstellung von Informationen für Kunden & Interessenten
Neukundengewinnung
Erfasste Daten beim Website-Besuch
IP-Adresse
Referrer-Website
Speicherdauer
Maximal 3 Jahre nach letztem Kontakt
4.6 Website-Analyse & Cookies
Zweck der Analyse
Verbesserung des Webauftritts
Gewährleistung der IT-Sicherheit
Erfasste Daten & Nutzung von Cookies
Unsere Website nutzt Google Analytics (anonymisierte IP-Adressen)
Cookies können durch Browsereinstellungen blockiert werden
Speicherdauer
Analyse-Daten: 12 Monate
Cookies: Bis zur Löschung durch den Nutzer
Widerrufsmöglichkeit
Cookies können jederzeit über die Browser-Einstellungen gelöscht werden
Wichtige Hinweise zur Datenspeicherung
Alle gesetzlich aufzubewahrenden Dokumente werden in feuersicheren Schränken oder gesicherten Archiven gespeichert.
Die Bereitstellung Ihrer Daten ist freiwillig – ohne diese Informationen können wir jedoch keine Leistungen erbringen.
5. Rechte der betroffenen Personen
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen folgende Rechte:
Auskunft über die gespeicherten Daten
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
Löschung der Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen
Einschränkung der Verarbeitung unter bestimmten Voraussetzungen
Datenübertragbarkeit
Widerspruch gegen die Verarbeitung, sofern die Verarbeitung der Daten auf einem berechtigten Interesse unsererseits beruht
Werden Daten von uns auf Basis des berechtigten Interesses verarbeitet, dann verarbeiten wir die personenbezogenen Daten nur dann, wenn unsere schutzwürdigen Interessen für die Verarbeitung überwiegen und über Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten stehen oder aber die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung unserer Rechtsansprüche dient.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an:
Datenschutzkontakt:
Mag. Daniela Karner, MSc
E-Mail: immobilien@fruehwald.com
Tel: 02742/312200
Falls Sie der Meinung sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen Datenschutzrecht verstößt, haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzureichen.
Datenschutzbehörde:
Barichgasse 40-42, 1030 Wien
www.dsb.gv.at